วิธีบีบอัด XLS

Microsoft Excel 2003 และรุ่นเก่ากว่าจะสร้างไฟล์ XLS เสมอเว้นแต่จะกำกับไว้เป็นอย่างอื่น ไฟล์มีขนาดค่อนข้างใหญ่ซึ่งสามารถแก้ไขได้ง่ายที่สุดโดยเปิดไฟล์ XLS ใน Microsoft 2007 หรือใหม่กว่าและบันทึกไฟล์เป็น XLSX หากคุณไม่มี Excel เวอร์ชันใหม่ให้ใช้งานได้คอมพิวเตอร์ Windows ทุกเครื่องสามารถสร้างไฟล์ zip ที่บีบอัดได้

ไฟล์ XLS

ไฟล์ XLS เชื่อมโยงกับ Microsoft Excel เริ่มต้นด้วย Excel 2007 ไฟล์ Excel จะได้รับนามสกุล XLSX ตามค่าเริ่มต้นในขณะที่เวอร์ชันเก่ายังคงกำหนดนามสกุล XLS Microsoft Excel เวอร์ชันใหม่กว่าจะยังคงอ่านและแสดงไฟล์ XLS และผู้ใช้สามารถสร้างไฟล์ XLS ได้โดยเลือก "บันทึกเป็น" จากนั้นเลือก "Excel 97-2003" เป็นรูปแบบ

การบีบอัด

ไฟล์ XLS อาจมีขนาดค่อนข้างใหญ่โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีกราฟหรือรูปภาพ ส่งผลให้การส่งไฟล์อีเมลไปยังบุคคลอื่นทำได้ยากและจะใช้พื้นที่ในฮาร์ดไดรฟ์ของคุณมาก การบีบอัดจะลดขนาดของไฟล์โดยไม่ต้องเสียสละข้อมูลหรือการจัดรูปแบบใด ๆ

ไฟล์ Zip

ไฟล์บีบอัดรูปแบบหนึ่งคือไฟล์ zip ประเภทไฟล์ส่วนใหญ่รวมถึง XLS สามารถเปลี่ยนเป็นไฟล์ zip ที่บีบอัดได้อย่างง่ายดายบนคอมพิวเตอร์ที่ใช้ Windows ในการสร้างไฟล์ XLS เวอร์ชัน zip ให้ค้นหาไฟล์ในฮาร์ดไดรฟ์ของคุณแล้วคลิกขวาที่ไอคอนของไฟล์ วางเมาส์เหนือตัวเลือก "ส่งไปที่" แล้วเลือกโฟลเดอร์ "บีบอัด (ซิป)" เมื่อคุณต้องการเปิดไฟล์ zip คุณต้องดับเบิลคลิกที่โฟลเดอร์เพื่อดึงไฟล์ zip ที่เก็บไว้ภายใน ในทำนองเดียวกันบุคคลที่คุณส่งไฟล์ zip จะต้องเปิดโฟลเดอร์เพื่อคลายซิปไฟล์

การพิจารณา

ไฟล์ XLSX ถูกบีบอัดตามธรรมชาติ ตัวอย่างเช่นไฟล์ XLS ที่มีขนาด 16.5KB จะลดลงเหลือเพียง 8KB หากบันทึกเป็นรูปแบบ XLSX หากคุณมี Excel เวอร์ชันเก่ากว่าและต้องการบันทึกไฟล์เป็น XLSX ให้ดาวน์โหลดชุดความเข้ากันได้ฟรีจากเว็บไซต์ Microsoft (microsoft.com/download) เพื่อให้คุณสามารถบีบอัดไฟล์ภายใน Excel ได้ เมื่อคุณมีชุดความเข้ากันได้แล้วคุณสามารถบันทึกไฟล์ในรูปแบบ XLSX จากเมนู "บันทึกเป็น" ภายในเอกสารของคุณ