คุณสมบัติพื้นฐานของจดหมายธุรกิจ

จดหมายธุรกิจมักจะเป็นทางการมากกว่าจดหมายส่วนตัว แม้ว่าตัวอักษรจะดูเป็นทางการ แต่ก็ยังควรใช้โทนสีอบอุ่นและเป็นธรรมชาติ หากคุณกำลังเขียนเพื่อตอบสนองต่อสถานการณ์ที่ไม่พึงประสงค์ภาษาของจดหมายควรยังคงสุภาพและไม่ควรเป็นปฏิปักษ์หรือคุกคาม การจัดรูปแบบของจดหมายธุรกิจและประเภทของกระดาษจะถูกพิมพ์บนชุดที่แตกต่างจากจดหมายส่วนตัวหรือจดหมายสังคมเช่นกัน

เรียบง่ายและกระชับ

จดหมายธุรกิจต้องสั้น คุณควรจะระบุประเด็นของคุณหรือร้องขอได้ภายในย่อหน้าสั้น ๆ สองสามย่อหน้า ตรงไปยังจุดของจดหมายของคุณในย่อหน้าแรกหากไม่อยู่ในประโยคแรก ย่อหน้าที่สองของจดหมายควรขยายตามประเด็นของคุณและเพิ่มข้อมูลสนับสนุนในขณะที่ย่อหน้าสุดท้ายบังคับจุดของคุณอีกครั้งและปิดตัวอักษร ใช้ประโยคให้สั้นและหลีกเลี่ยงการใช้คำที่ผิดปกติ

คุณภาพภาษา

ภาษาของจดหมายธุรกิจต้องชัดเจน ทุกคนที่อ่านจดหมายควรจะเห็นสิ่งที่คุณถามโดยไม่ต้องอ่านประโยคซ้ำหรือค้นหาคำ นอกเหนือจากความชัดเจนแล้วจดหมายธุรกิจต้องมีความถูกต้องและให้ภาพที่สมบูรณ์แก่ผู้ที่อ่าน หากคุณใช้จดหมายที่ใช้คำมากเกินไปคุณก็ต้องสละความชัดเจนดังนั้นจดหมายควรมีเฉพาะข้อมูลและภาษาที่เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ของคุณ อย่าลืมใช้ภาษาสุภาพและรักษาน้ำเสียงของคุณให้เป็นมิตรโดยใช้ "please" และ "thank you"

การจัดรูปแบบ

จดหมายธุรกิจเป็นไปตามรูปแบบเฉพาะที่ทำให้อ่านง่าย ที่อยู่ของผู้ส่งควรอยู่ด้านบนของจดหมายโดยมีวันที่และที่อยู่ของผู้รับอยู่ด้านล่าง คำทักทายที่เหมาะสมคือ "Dear" ตามด้วยชื่อผู้รับและเครื่องหมายทวิภาค ถ้าคุณไม่รู้จักผู้รับเป็นการส่วนตัวคุณควรใช้นามสกุลและชื่อของพวกเขาเช่น "Mr. Jones" แทนชื่อจริง เว้นบรรทัดว่างไว้หลังคำทักทายจากนั้นพิมพ์ย่อหน้าแรก ไม่จำเป็นต้องเยื้องบรรทัดแรกของย่อหน้า ใช้การเว้นวรรคเดียวสำหรับย่อหน้าและเว้นบรรทัดว่างไว้ระหว่างแต่ละย่อหน้า ในตอนท้ายของจดหมายให้พิมพ์คำปิดท้ายเช่น "ขอแสดงความนับถือ" เว้นวรรคสี่ช่องสำหรับลายเซ็นของคุณจากนั้นพิมพ์ชื่อของคุณ

คุณสมบัติทางกายภาพ

พิมพ์จดหมายธุรกิจบนกระดาษขนาดมาตรฐาน คุณอาจเลือกพิมพ์จดหมายบนหัวจดหมายซึ่งโดยปกติจะมีน้ำหนักมากกว่ากระดาษถ่ายเอกสาร หากคุณใช้หัวจดหมายคุณไม่จำเป็นต้องพิมพ์ที่อยู่ของคุณที่ด้านบนของจดหมาย ใช้หมึกคุณภาพที่ไม่เลอะหรือซีดจางในการพิมพ์ตัวอักษร หากคุณส่งจดหมายให้ใช้ซองจดหมายขนาดธุรกิจ