การเขียนคู่มือการฝึกอบรมด้านเทคนิค

ในฐานะเจ้าของธุรกิจคุณอาจพบว่าคุณจำเป็นต้องพัฒนาคู่มือการฝึกอบรมด้านเทคนิคสำหรับพนักงานของคุณหรือสำหรับลูกค้าของคุณ ไม่ว่าคุณจะเลือกเขียนคู่มือด้วยตัวเองมอบหมายโครงการให้กับเจ้าหน้าที่ที่มีความรู้คนใดคนหนึ่งของคุณหรือจ้างงานเขียนให้กับผู้รับเหมาการพัฒนาคู่มือควรเป็นไปตามหลักเกณฑ์บางประการเพื่อให้เป็นไปตามความต้องการของผู้ที่จะใช้เอกสารการฝึกอบรม .

ระบุผู้ชมของคุณ

ก่อนที่จะเขียนหรือค้นคว้าข้อมูลใด ๆ ให้ระบุว่าใครจะใช้คู่มือนี้ หากเนื้อหาสำหรับลูกค้าของคุณพวกเขาต้องการคำแนะนำที่มีโครงสร้างสำหรับผู้ใช้เริ่มต้น หากคุณกำลังสร้างคู่มือสำหรับพนักงานของคุณคุณอาจต้องรวมแนวทางเฉพาะสำหรับ บริษัท ของคุณเมื่อเขียนเอกสาร ตัวอย่างเช่นแม้ว่าผลิตภัณฑ์บางอย่างอาจมีความสามารถหลายประเภท แต่คุณอาจต้องการ จำกัด พนักงานของคุณให้เป็นกลุ่มย่อยที่น้อยกว่าและรวมข้อ จำกัด เหล่านั้นไว้ในคู่มือการฝึกอบรมของคุณ

กำหนดวัตถุประสงค์ของคุณ

หลังจากที่คุณพัฒนาโปรไฟล์พื้นฐานของผู้ชมแล้วให้ตัดสินใจว่าวัตถุประสงค์ของคุณคืออะไรในการเขียนคู่มือการฝึก โดยทั่วไปคู่มือการฝึกอบรมทางเทคนิคจะให้คำแนะนำทีละขั้นตอนแก่ผู้ใช้เกี่ยวกับวิธีการใช้ผลิตภัณฑ์ เมื่อกำหนดวัตถุประสงค์สำหรับคู่มือของคุณให้ตัดสินใจว่าจะให้คำแนะนำพื้นฐานเพียงอย่างเดียวหรือเจาะลึกลงไปในการใช้ผลิตภัณฑ์ ตัวอย่างเช่นแม้ว่าการใช้งานขั้นพื้นฐานของซอฟต์แวร์ของคุณอาจเป็นการเขียนจดหมาย แต่คุณอาจต้องการรวมคำแนะนำเพิ่มเติมในการสร้างจดหมายข่าวด้วย

รวมภาพ

ภาพมีประโยชน์ในการแนะนำผู้ใช้ผ่านขั้นตอนต่างๆที่อธิบายไว้ในเนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษรของคู่มือการฝึกอบรมด้านเทคนิคของคุณ โฟลว์ชาร์ตหรือไดอะแกรมแสดงภาพกราฟิกของขั้นตอนต่างๆในข้อความ ภาพถ่ายหรือภาพวาดตามความเหมาะสมสามารถชี้ให้ผู้ใช้ทราบถึงคุณสมบัติเฉพาะของผลิตภัณฑ์ที่อธิบายไว้ในคำแนะนำ ตัวอย่างเช่นคู่มือของคุณอาจแนะนำผู้ใช้ผ่านวิธีการเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์กับเราเตอร์ ภาพของโครงร่างทางกายภาพที่แสดงตำแหน่งที่ต่อสายเชื่อมต่อเสริมคำแนะนำที่เป็นลายลักษณ์อักษร

เขียนอย่างชัดเจน

ในฐานะผู้เชี่ยวชาญในการเขียนคู่มือการฝึกอบรมด้านเทคนิคคุณควรพิจารณาถ้อยคำของคุณอย่างรอบคอบ พิจารณาระดับความรู้ที่กลุ่มเป้าหมายมีเมื่อคุณเขียน หากพวกเขาต้องการคู่มือการฝึกอบรมพวกเขาอาจไม่ทราบเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์มากนัก พวกเขาอาจไม่เข้าใจคำย่อหรือศัพท์เฉพาะทางอุตสาหกรรมที่เกิดขึ้นกับคุณโดยธรรมชาติ อธิบายตัวย่อแต่ละตัวในการใช้งานครั้งแรกและหลีกเลี่ยงศัพท์แสง อธิบายขั้นตอนอย่างชัดเจนในข้อความง่ายๆ สร้างบทที่แบ่งออกเป็นหัวข้อย่อยแยกกันอย่างมีเหตุผล ให้บุคคลที่สามทดสอบคำแนะนำเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลนั้นชัดเจนและบรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการ