วิธีจัดทำเอกสารปัญหาของพนักงานและแผนการปรับปรุง

การจัดทำเอกสารเกี่ยวกับปัญหาการปฏิบัติงานของพนักงานอาจใช้เวลานานและผู้จัดการธุรกิจขนาดเล็กที่มีการขยายเวลามากเกินไปอาจตั้งคำถามถึงคุณค่าของเอกสารหรือแผนการปรับปรุงประสิทธิภาพ ธุรกิจส่วนใหญ่ในสหรัฐอเมริกาเป็นไปตามความประสงค์ซึ่งหมายความว่าพนักงานสามารถถูกไล่ออกได้ทุกเมื่อด้วยเหตุผลที่ดีเหตุผลที่ไม่ดีหรือไม่มีเหตุผลเลย แต่ในขณะที่การปลดพนักงานอาจดูเหมือนเร็วและง่ายกว่า แต่ก็มีประโยชน์ที่สำคัญทั้งในแง่ของเงินดอลลาร์ความรับผิดและขวัญกำลังใจของพนักงานโดยรวมเพื่อช่วยให้เขาปรับปรุงแทน

1

จดบันทึกเหตุการณ์ที่เป็นปัญหาแต่ละครั้งที่คุณสังเกตเห็น ระบุรายละเอียดว่าเกิดอะไรขึ้นที่ไหนและเมื่อเกิดเหตุหากมีพยานผลกระทบเชิงลบและนโยบายและขั้นตอนที่ละเมิด บันทึกข้อมูลทางสถิติหรือความถี่ของพฤติกรรมของพนักงานเทียบกับค่าเฉลี่ยของกลุ่มงานถ้ามี ตัวอย่างเช่นบันทึกจำนวนครั้งที่พนักงานมาสายเมื่อเทียบกับจำนวนวันทำงานทั้งหมดหรือจำนวนข้อผิดพลาดที่พนักงานทำเทียบกับจำนวนข้อผิดพลาดโดยเฉลี่ยของเพื่อนร่วมงาน

2

พูดคุยเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่เป็นปัญหากับพนักงาน - เอกสารของคุณจะไร้ประโยชน์หากไม่มีการดำเนินการใด ๆ หรือหากคนงานไม่ทราบถึงปัญหา พบกับพนักงานเพื่อหารือเกี่ยวกับปัญหาและส่งสำเนาเอกสารให้เขา ขอให้เขาอธิบายเหตุผลของพฤติกรรมของปัญหาและวางกลยุทธ์ในการแก้ปัญหาที่เป็นไปได้กับเขา

3

สรุปบทสนทนาในแผนการปรับปรุงเป็นลายลักษณ์อักษร แผนควรประกอบด้วยความคาดหวังที่ชัดเจนและนโยบายหรือขั้นตอนใด ๆ ที่ควบคุมความคาดหวังเหล่านั้น - และเป้าหมายระยะสั้น นอกจากนี้แผนควรสรุปแนวทางแก้ไขที่ตกลงร่วมกันเพื่อการปรับปรุง

4

รวมวัตถุประสงค์เฉพาะที่สามารถวัดผลได้พร้อมกรอบเวลาสำหรับความสำเร็จ ตัวอย่างเช่น: "คุณจะลดอัตราความผิดพลาดของคุณเป็น 5 เปอร์เซ็นต์หรือต่ำกว่าสำหรับเดือนเมษายน" ระบุวันที่สำหรับการติดตาม: "ความคืบหน้าของคุณจะได้รับการตรวจสอบเป็นประจำทุกเดือน"

5

พบกับพนักงานเพื่อทบทวนความก้าวหน้าของเธอ ปรับแผนการปรับปรุงหากจำเป็นและบันทึกทั้งการเปลี่ยนแปลงในแผนและการประชุมเอง หากไม่บรรลุการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องให้ก้าวไปสู่รูปแบบวินัยที่รุนแรงขึ้น