ข้อตกลงการรักษาความลับของทรัพยากรบุคคล

โดยอาศัยข้อมูลที่พวกเขาสามารถเข้าถึงได้พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะได้รับมาตรฐานที่สูงขึ้นในการรักษาความลับ พนักงานคาดหวังให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลรักษาความลับของข้อมูลส่วนบุคคลของตน ดังนั้นความน่าเชื่อถือและความไว้วางใจของแผนกทรัพยากรบุคคลและพนักงานจึงขึ้นอยู่กับข้อตกลงการรักษาความลับ พวกเขารู้เงินเดือนของพนักงานประวัติการปฏิบัติงานการรักษาพยาบาลนิสัยทางการเงินและสถานะการสมรสหรือความสัมพันธ์ นอกจากนี้พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลยังมีความลับในข้อมูลเกี่ยวกับกลยุทธ์ขององค์กรที่อาจส่งผลกระทบต่อกำลังงานเช่นการปลดออกจากงานหรือการปลดพนักงาน

ครอบคลุมแหล่งข้อมูลทั้งหมด

องค์ประกอบแรกของข้อตกลงการรักษาความลับด้านทรัพยากรบุคคลระบุที่มาของข้อมูลที่พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถเข้าถึงได้ ข้อตกลงการรักษาความลับที่เป็นลายลักษณ์อักษรครอบคลุมแหล่งข้อมูลทั้งหมดไม่ว่าจะเป็นอิเล็กทรอนิกส์เอกสารการประชุมทางโทรศัพท์ไม่ว่าข้อมูลนั้นจะเป็นข้อมูลของ บริษัท หรือที่ฝ่ายบุคคลสร้างขึ้นหรือจัดหาโดยพนักงานเอง

ย่อหน้าแรกของข้อตกลงการรักษาความลับอาจระบุว่า "ในระหว่างที่ฉันทำงานกับ บริษัท ABC ฉันอาจเข้าถึงข้อมูลที่เป็นความลับหรือข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจของ บริษัท ข้อมูลที่เป็นความลับนี้อาจมอบให้ฉันด้วยปากเปล่าเช่นเดียวกับในการประชุมทางโทรศัพท์ในฐานะ ตลอดจนการส่งข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานและองค์กรแบบอิเล็กทรอนิกส์และสำเนาฉันเข้าใจถึงความสำคัญของการรักษาความลับของข้อมูลนี้รวมถึงข้อมูลที่ฉันสร้างและข้อมูลที่พนักงานให้กับฉัน "

การป้องกันจากการเปิดเผยข้อมูล

เนื่องจากพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและเป็นความลับได้ บริษัท จึงต้องมั่นใจได้ว่าเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะไม่เปิดเผยและการอภิปรายเกี่ยวกับข้อมูลนั้นจะ จำกัด เฉพาะผู้ที่จำเป็นต้องรู้เท่านั้น ข้อตกลงการรักษาความลับของ HR บางข้อกีดกันเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจากการพัฒนามิตรภาพกับคนงานนอกแผนกทรัพยากรบุคคล อย่างไรก็ตามเป็นเรื่องยากที่จะควบคุมและสันนิษฐานว่าเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลไม่สามารถเชื่อถือได้ในการแยกหน้าที่ในวิชาชีพออกจากความสัมพันธ์ส่วนตัว

ผลของการละเมิด

การละเมิดข้อตกลงการรักษาความลับของ HR มีผลตามมา พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่จงใจเปิดเผยข้อมูลที่เป็นความลับเพื่อผลประโยชน์ส่วนตัวอาจถูกเตือนทางวินัยอย่างร้ายแรงหรือแม้กระทั่งการเลิกจ้างในกรณีที่ร้ายแรงโดยเฉพาะอย่างยิ่ง การเปิดเผยโดยไม่ได้ตั้งใจเช่นการให้ข้อมูลพนักงานแก่ผู้โทรที่ระบุว่าตัวเองเป็นเจ้าหน้าที่บังคับใช้กฎหมายอาจส่งผลให้ได้รับการเตือนทางวินัยเท่านั้น

ข้อตกลงการรักษาความลับที่เหมาะสมซึ่งเกี่ยวข้องกับการเปิดเผยข้อมูลที่ไม่เหมาะสมอาจอ่านว่า "ฉันเข้าใจว่าฉันอาจถูกลงโทษทางวินัยอันเป็นผลมาจากการเปิดเผยข้อมูลโดยเจตนาหรือไม่เจตนาการดำเนินการทางวินัยอาจมีตั้งแต่คำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรที่อยู่ในแฟ้มบุคลากรของฉัน และรวมถึงการยุติโดยทันที”

เงื่อนไขการจ้างงานที่จำเป็น

พนักงานที่มีปัญหาในการเซ็นสัญญารักษาความลับอาจเสียโอกาสในการทำงานให้กับ บริษัท การจ้างงานของพวกเขาอาจมีเงื่อนไขตามข้อตกลงที่จะปฏิบัติตามบทบัญญัติการรักษาความลับ นอกจากนี้พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่ยอมรับข้อตกลงการรักษาความลับโดยรวมยังรับทราบว่าพวกเขาเข้าใจผลของการละเมิดข้อตกลง

ตัวอย่างเช่นประโยคสุดท้ายในข้อตกลงการรักษาความลับของ HR อาจอ่านว่า "ฉันได้อ่านและทำความเข้าใจข้อกำหนดในข้อตกลงนี้และรับทราบการรับข้อตกลงลายเซ็นของฉันระบุว่าฉันจะปฏิบัติตามข้อกำหนดของข้อตกลงการรักษาความลับของ HR นี้" นอกเหนือจากการจ้างงานกับ บริษัท ตามเงื่อนไขเมื่อลงนามในข้อตกลงแล้วให้รวมคำแถลงเกี่ยวกับการใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อป้องกันความเสี่ยงของ บริษัท ต่อการเปิดเผยหรือการแฮ็กที่สร้างโดยเทคโนโลยี

ข้อตกลงที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ

นอกเหนือจากข้อตกลงการรักษาความลับของเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลแล้วแผนกทรัพยากรบุคคลยังอาจกำหนดให้มีการลงนามในข้อตกลงการรักษาความลับจากพนักงานทุกคน ข้อตกลงการรักษาความลับที่ลงนามโดยหน่วยงานทั้งหมดทำให้มั่นใจได้ว่าพนักงานจะไม่ใช้ประโยชน์จากข้อมูลที่เป็นความลับหรือเป็นกรรมสิทธิ์เพื่อผลประโยชน์ส่วนตัวหรือทางการเงิน ข้อตกลงที่ห้ามใช้ข้อมูลที่เป็นความลับเกี่ยวกับนายจ้างเพื่อการซื้อขายโดยใช้ข้อมูลภายในถือเป็นเรื่องปกติ

นอกจากนี้ข้อตกลงที่ไม่แข่งขันกันยังเป็นเรื่องปกติสำหรับพนักงานขายผู้บริหารและพนักงานในอาชีพอื่น ๆ อีกมากมาย ข้อตกลงที่ไม่แข่งขันกันห้ามพนักงานบางคนทำงานให้กับคู่แข่งหรือแบ่งปันความลับทางการค้าข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์หรือรายละเอียดเกี่ยวกับการวิจัยและพัฒนา

พิจารณาขอคำแนะนำจากทนายความเมื่อสร้างข้อตกลงการรักษาความลับ