วิธีเริ่มการประชุม

การประชุมบางครั้งถูกมองว่าเป็นสิ่งชั่วร้ายที่จำเป็นในธุรกิจ การประชุมที่ดีให้ข้อมูลและมีส่วนร่วม แต่การประชุมที่ไม่ดีลากยาวต่อไปไม่รู้จบโดยไม่มีแสงสว่างที่ปลายอุโมงค์ ในการจัดการประชุมที่ประสบความสำเร็จและดึงดูดความสนใจให้ตั้งค่าเสียงที่เหมาะสมตั้งแต่เริ่มต้น

แนะนำผู้เล่น

เป็นความคิดที่ดีเสมอที่จะแนะนำตัวเมื่อเริ่มการประชุม แม้ว่าผู้เข้าร่วมประชุมจะรู้จักกัน แต่ก็ช่วยเสริมวัตถุประสงค์ของการประชุมเพื่อระบุมุมมองทางธุรกิจที่แต่ละคนนำมาที่โต๊ะ

หากไม่พบผู้เข้าร่วมประชุมก่อนการประชุมการแนะนำตัวมีความสำคัญอย่างยิ่ง อนุญาตให้แต่ละคนแนะนำตัวเองและแถลงสั้น ๆ เกี่ยวกับสิ่งที่เขาสนใจ หากภารกิจของกลุ่มคือการระดมความคิดทำโครงการหรือแก้ไขปัญหาให้เริ่มการประชุมกับเครื่องบดน้ำแข็งเพื่อสร้างพลวัตของกลุ่มก่อนที่จะจัดการกับงาน ของเล่นพัฒนาสมองเกมตั้งชื่อหรือกิจกรรมง่ายๆที่ทดสอบทักษะการคิดวิเคราะห์จะช่วยกระตุ้นการสนทนาและเพิ่มพลังให้สมอง

ระบุระเบียบวาระการประชุม

นอกจากใครอยู่ในห้องนี้แล้วผู้เข้าร่วมประชุมต้องการทราบว่าจะมีการอภิปรายอะไรเหตุใดจึงสำคัญและจะใช้เวลานานเท่าใด วาระการประชุมตอบคำถามเหล่านี้ ระเบียบวาระการประชุมที่พิมพ์ออกมาช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถทำตามขั้นตอนของการประชุมและจดบันทึกเมื่อจำเป็น วาระการประชุมยังเป็นแนวทางสำหรับผู้อำนวยความสะดวกโดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่มีเรื่องผิดพลาด การโพสต์เวลาโดยประมาณไว้ข้างหน้าของแต่ละวาระการประชุมจะช่วยให้การประชุมดำเนินไปอย่างต่อเนื่องและจบลงตรงเวลา

ปล่อยให้พวกเขากินเค้ก

หากคาดว่าการประชุมจะคงอยู่เป็นเวลานานให้เริ่มด้วยอาหารและของว่างเบา ๆ มารยาทในการประชุมไม่เพียง แต่จะหล่อเลี้ยงผู้เข้าร่วมประชุมเท่านั้น แต่ยังช่วยให้ผู้คนจดจ่ออยู่กับการอภิปรายในการประชุมแทนที่จะทำเสียงท้องร้อง การประชุมตอนเช้าควรมีกาแฟไว้บริการสำหรับผู้ที่ต้องการคาเฟอีนเสมอ เลือกเครื่องดื่มที่มีน้ำหนักเบาและช่วยให้สมองมีสมาธิเช่นน้ำน้ำอัดลมและอาหารที่มีน้ำหนักเบา เชิญผู้เข้าร่วมประชุมก่อนเวลาเพื่อสังสรรค์กับอาหารว่างก่อนที่จะลงมือทำธุรกิจอย่างจริงจัง

เคล็ดลับ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการประชุมเริ่มตามเวลาที่กำหนด พนักงานต้องปรับตารางเวลาเพื่อรองรับการเข้าร่วมประชุม การล่าช้าในการเริ่มการประชุมอาจทำให้ผู้ที่มาถึงตรงเวลาดูไม่สุภาพ คุณต้องการให้การประชุมเริ่มต้นด้วยบันทึกเชิงบวกดังนั้นจึงกำหนดโทนเสียงที่เหมาะสมตั้งแต่เริ่มต้น

ทบทวนรายการที่เปิดอยู่จากการประชุมครั้งก่อนก่อนที่จะเริ่มในวาระปัจจุบัน ติดตามงานที่ได้รับมอบหมายเพื่อให้พนักงานสามารถรายงานสิ่งที่พบ

ขอให้ผู้เข้าร่วมประชุมปิดเสียงโทรศัพท์มือถือเพื่อลดการหยุดชะงัก