ขั้นตอนการตัดจำหน่ายเครื่องชั่งขนาดเล็ก

การรวบรวมบัญชีลูกหนี้ของ บริษัท เป็นงานประจำจนกว่าบัญชีจะหยุดจ่าย บริษัท ต่างๆจะตัดยอดคงเหลือจำนวนเล็กน้อยเมื่อเวลาและเงินที่ใช้ในการรวบรวมจำนวนเงินที่ต้องชำระเกินกว่าผลประโยชน์ที่ได้รับจากการรวบรวมยอดเงินทั้งหมด นโยบายและขั้นตอนของ บริษัท ในการตัดยอดคงเหลือเล็กน้อยควรมีความชัดเจนและ บริษัท ควรทบทวนและปรับปรุงนโยบายและขั้นตอนเพื่อให้ทั้งสองตอบสนองความต้องการทางธุรกิจต่อไป

การตั้งค่านโยบาย

นโยบายการตัดยอดคงเหลือเล็กน้อยระบุถึงขั้นตอนที่ผู้รวบรวมควรปฏิบัติตาม นโยบายนี้อธิบายถึงจำนวนเงินสูงสุดที่พนักงานอาจตัดออกเป็นยอดคงเหลือเล็กน้อยความพยายามที่พนักงานจะต้องทำเพื่อรวบรวมยอดคงเหลือและขั้นตอนทางเทคนิคสำหรับการจัดทำเอกสารและการหักบัญชีการตัดจำหน่าย นโยบายยังระบุตำแหน่งงานของพนักงานที่มีความรับผิดชอบในการปฏิบัติตามนโยบายและอธิบายขั้นตอนการตรวจสอบการปฏิบัติตามนโยบาย

การระบุบัญชี

ขั้นตอนแรกของกระบวนการนี้คือการระบุยอดคงเหลือในบัญชีขนาดเล็กที่ผู้ตรวจสอบพิจารณาเพื่อตัดจำหน่าย นักสะสมเรียกใช้การสืบค้นรายเดือนที่สร้างรายงานของบัญชีที่พ้นกำหนดชำระโดยมียอดคงเหลือที่เท่ากับหรือน้อยกว่าจำนวนเงินที่นโยบายกำหนดเป็นยอดคงเหลือเล็กน้อย

การอนุมัติการตัดจำหน่าย

จากนั้นผู้ตรวจสอบจะวิเคราะห์ประวัติการเรียกเก็บเงินของบัญชีเงินฝากขนาดเล็กแต่ละบัญชีเพื่อตรวจสอบว่าเจ้าหน้าที่ได้ใช้ความพยายามตามนโยบายที่ระบุเพื่อรวบรวมหนี้แต่ละรายการ ตัวอย่างเช่นหากนโยบายกำหนดให้เจ้าหน้าที่ส่งจดหมายแจ้งเตือนสามครั้งและโทรศัพท์สองครั้งไปยังผู้รับผิดชอบผู้ตรวจสอบจะตรวจสอบบันทึกหรือไฟล์กระดาษเพื่อตรวจสอบว่าผู้รวบรวมส่งจดหมายแจ้งเตือนที่จำเป็นและทำการโทรศัพท์ตามที่กำหนด หากบัญชีเป็นไปตามเกณฑ์ผู้ตรวจสอบจะอนุมัติการตัดจำหน่ายและสร้างเอกสารการปรับปรุงที่บันทึกจำนวนการตัดจำหน่ายวันที่ที่ผู้ตรวจสอบแนะนำการตัดจำหน่ายและเหตุผลในการตัดจำหน่าย

การทำเดบิตและเครดิต

ขั้นตอนสุดท้ายในขั้นตอนการตัดบัญชีขนาดเล็กคือการสร้างเดบิตและเครดิตที่เหมาะสมในระบบบัญชี ในเดือนหลังจากที่ผู้ตรวจสอบอนุมัติบัญชีสำหรับการตัดบัญชี บริษัท จะเครดิตบัญชีและหักค่าใช้จ่ายตามรหัสเดบิตของผู้ดูแลระบบ สำหรับวัตถุประสงค์ทางบัญชี บริษัท จะปฏิบัติต่อการตัดบัญชีเช่นเดียวกับค่าเผื่อการบริหารอื่น ๆ เช่นต้นทุนที่ไม่ได้รับอนุญาตและการใช้จ่ายเกินต้นทุน ต้นทุนที่ไม่ได้รับอนุญาตคือค่าใช้จ่ายที่ผู้สอบบัญชีพิจารณาว่าไม่สามารถอนุญาตได้ภายใต้สัญญาหรือนโยบาย ค่าใช้จ่ายส่วนเกินคือค่าใช้จ่ายที่เกินงบประมาณ สำหรับการเดบิตแต่ละรายการสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสารการปรับปรุงจะเป็นข้อมูลสำรองสำหรับรายการเดบิต

การรวบรวมการชำระเงินล่าช้า

ในบางครั้งเจ้าของบัญชีจะจ่ายยอดคงเหลือหลังจากที่ บริษัท เขียนหนี้ เมื่อเจ้าของบัญชีที่ค้างชำระชำระเงิน บริษัท จะประมวลผลการชำระเงินเสมือนว่ามีการชำระในบัญชีกระแสรายวัน พนักงานบัญชีจะฝากการชำระเงินและจัดเตรียมใบสำคัญสมุดรายวันที่กลับรายการ บริษัท รวมถึงกระบวนการในการย้อนกลับการตัดจำหน่ายซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการตัดบัญชีขนาดเล็ก

การตรวจสอบและการตรวจสอบ

บริษัท ทบทวนนโยบายและขั้นตอนการบัญชีเป็นระยะ ๆ เช่นขั้นตอนการตัดจำหน่ายเพื่อให้แน่ใจว่าขั้นตอนนั้นตรงตามความต้องการของ บริษัท ตัวอย่างเช่นหากการตรวจสอบพบว่าในที่สุดลูกหนี้หลายรายจ่ายยอดคงเหลือที่หรือใกล้ถึงขีด จำกัด การตัดจำหน่าย บริษัท อาจลดขีด จำกัด เพื่อลดจำนวนการกลับรายการตัดจำหน่าย ในทำนองเดียวกัน บริษัท ต่างๆจะตรวจสอบขั้นตอนการตัดจำหน่ายของตนเป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่านักสะสมปฏิบัติตามนโยบายและไม่มีหลักฐานการฉ้อโกงในการตัดจำหน่ายที่ได้รับอนุมัติ