วิธีจัดรูปแบบใบแจ้งหนี้

ในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กการดำรงชีวิตของคุณมุ่งเน้นไปที่ความสามารถในการทำให้ลูกค้าจ่ายเงินให้คุณได้อย่างทันท่วงที หากคุณติดต่อกับ บริษัท ขนาดใหญ่หรือแม้แต่ บริษัท ขนาดเล็กที่มีกระบวนการที่เข้มงวดในบัญชีลูกหนี้การส่งใบแจ้งหนี้ที่มีรูปแบบถูกต้องอาจเป็นความแตกต่างในการรับเงินตรงเวลาหรือรอให้ บริษัท จัดการและอนุมัติการชำระเงิน นอกจากนี้ใบแจ้งหนี้ที่มีรูปแบบถูกต้องสามารถช่วยทีมบัญชีของคุณติดตามการชำระเงินและระงับข้อพิพาทได้ การสร้างเทมเพลตใบแจ้งหนี้เป็นเรื่องง่ายในโปรแกรมประมวลผลคำหรือสเปรดชีต ใช้เวลาในการจัดรูปแบบอย่างมืออาชีพ

1

ระบุข้อมูลการออกใบแจ้งหนี้พื้นฐานที่ด้านบนของใบแจ้งหนี้ ระบุวันที่ของใบแจ้งหนี้เงื่อนไขการชำระเงินของการขายและรายละเอียดการจัดส่ง ระบุฟิลด์อ้างอิงสำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเช่นหมายเลขใบสั่งซื้อของลูกค้าหรือข้อมูลอ้างอิงอื่น ๆ

2

หมายเลขใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้แต่ละใบต้องมีหมายเลขไม่ซ้ำกันเพื่อให้สามารถติดตามได้ทีละรายการในหนังสือของคุณ ในขณะที่ธุรกิจใช้รูปแบบจำนวนมากในการจัดทำใบแจ้งหนี้ของตน แต่หลายคนใช้คำนำหน้าเพื่อระบุปีที่สร้างใบแจ้งหนี้และระบุลูกค้า ในระบบออกใบแจ้งหนี้ที่ใช้ระบบเลขนี้ 12-004-1994 สามารถระบุใบแจ้งหนี้ที่ส่งในปี 2012 ถึงลูกค้าหมายเลข 004 ทำให้เป็นใบแจ้งหนี้ 1,994 ที่ส่งในปีนั้น

3

ระบุชื่อธุรกิจที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์ของคุณที่ด้านบนของใบแจ้งหนี้ในพื้นที่ "ส่งถึง:" ข้อมูลนี้มักจะจัดชิดขอบด้านขวามือของใบแจ้งหนี้

4

ใส่ชื่อลูกค้าในใบแจ้งหนี้ในช่อง "เรียกเก็บเงินถึง:" ควรระบุให้เฉพาะเจาะจงที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้รวมถึงชื่อธุรกิจสถานที่ตั้งและหมายเลขโทรศัพท์และหากมีชื่อตัวแทนของลูกค้าที่ซื้อสินค้า บาง บริษัท กำหนดให้ตัวแทนแต่ละรายรับรองใบแจ้งหนี้ก่อนที่จะได้รับการชำระเงินดังนั้นการไม่อ้างอิงพนักงานอาจทำให้การชำระเงินล่าช้า โดยปกติข้อมูลนี้จะอยู่ใกล้ด้านบนสุดโดยชิดขอบด้านซ้ายมือ

5

ระบุรายการสินค้าที่ซื้อทั้งหมด ซึ่งรวมเป็นส่วนใหญ่ของใบแจ้งหนี้ เพื่อประหยัดเนื้อที่คุณสามารถแสดงรายการแต่ละรายการราคาและจำนวนสินค้าทั้งหมดที่ขายได้ในแต่ละคอลัมน์โดยลงท้ายด้วยผลรวมบรรทัดสำหรับสินค้า

6

รวมยอดรวมของรายการสินค้าทั้งหมดเพื่อสรุปยอดขายในใบแจ้งหนี้ ระบุค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมเช่นค่าธรรมเนียมการจัดส่งหรือค่าธรรมเนียมทางการเงินในเนื้อหาของใบแจ้งหนี้หลังจากยอดรวมสำหรับสินค้าที่ซื้อ แสดงรายการค่าธรรมเนียมแต่ละรายการพร้อมคำอธิบาย

7

ระบุยอดรวมทั้งหมดที่ด้านล่างของใบแจ้งหนี้ สิ่งนี้ควรแสดงถึงสิ่งที่คุณคาดหวังให้ลูกค้าจ่ายเงินให้คุณสำหรับบริการทั้งหมดที่จัดส่งในใบแจ้งหนี้ ระบุวันที่ครบกำหนดชำระและรูปแบบการชำระเงินที่คุณยอมรับเช่นเช็คหรือการโอนเงิน