ตัวอย่างวิธีการสื่อสารการเปลี่ยนแปลงกระบวนการใหม่ในที่ทำงาน

การเปลี่ยนแปลงกระบวนการและขั้นตอนเป็นส่วนหนึ่งของการปรับปรุงและจัดโครงสร้างงานเป้าหมายและความคิดริเริ่มในสถานที่ทำงาน มีตัวอย่างหลายวิธีในการสื่อสารถึงการเปลี่ยนแปลงกระบวนการใหม่ในที่ทำงาน ในธุรกิจขนาดเล็กการเปลี่ยนแปลงขั้นตอนเล็ก ๆ น้อย ๆ อาจส่งผลกระทบอย่างมากต่อประสิทธิภาพและประสิทธิผล

บางทีสิ่งที่สำคัญกว่าการเปลี่ยนแปลงขั้นตอนและกระบวนการที่แท้จริงคือความสามารถในการสื่อสารการเปลี่ยนแปลงกับพนักงานทุกคน การเปลี่ยนแปลงกระบวนการสื่อสารอย่างเหมาะสมจะช่วยให้พนักงานทุกคนเข้าใจตรงกันในขณะที่บรรลุเป้าหมายและความคิดริเริ่มใหม่ ๆ ของ บริษัท

กำหนดรายละเอียด

ระบุการเปลี่ยนแปลงกระบวนการที่แท้จริงผลกระทบที่คาดหวังของการเปลี่ยนแปลงและเหตุผลของคุณในการเริ่มต้นการเปลี่ยนแปลง สร้างวิสัยทัศน์เพื่อช่วยให้พนักงานสนใจและมีส่วนร่วมกับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น ตัวอย่างเช่นเมื่อใช้โปรแกรมซอฟต์แวร์ใหม่คุณจะต้องระบุเวลาที่การเปลี่ยนแปลงจะเกิดขึ้นและประโยชน์ของการใช้โปรแกรมใหม่สำหรับ บริษัท เช่นต้นทุนที่ลดลง เน้นผลประโยชน์ที่พนักงานได้รับเช่นการใช้งานง่ายเพื่อช่วยกระตุ้นพนักงานในการเปลี่ยนแปลง

ระบุสิ่งที่ต้องเปลี่ยนแปลง

พิจารณาผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงและคำนึงถึงความจำเป็นในการรวมผู้ขายและลูกค้าภายนอกไว้ในกระบวนการสื่อสาร การปล่อยให้ใครบางคนออกจากกระบวนการสื่อสารที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงขั้นตอนในที่ทำงานอาจส่งผลเสียต่อความสัมพันธ์และผลผลิต ในกรณีของการแนะนำซอฟต์แวร์ใหม่คุณต้องแจ้งให้พนักงานทุกคนทราบเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงและพิจารณาให้ความรู้แก่ผู้ขายเกี่ยวกับขั้นตอนที่จำเป็นที่เกี่ยวข้องกับการใช้โปรแกรมใหม่เพื่อประโยชน์ของพวกเขาเช่นการติดตามคำสั่งซื้อหรือการขาย

การเลือกวิธีการสื่อสาร

เลือกการสื่อสารมวลชนราคาไม่แพงเช่นอีเมลสำหรับการเปลี่ยนแปลงกระบวนการเล็กน้อยที่ต้องการคำอธิบายเพียงเล็กน้อยและปล่อยให้มีความสับสน สื่อสารการเปลี่ยนแปลงขั้นตอนที่สำคัญเช่นการจัดการข้อร้องเรียนของลูกค้าในลักษณะที่ใกล้ชิดมากขึ้น ตัวเลือกในการสื่อสารการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญ ได้แก่ การโฮสต์เซสชันข้อมูลและดำเนินการประชุมทีมหรือแผนก

ในกรณีของการแนะนำโปรแกรมซอฟต์แวร์ใหม่การสื่อสารการเปลี่ยนแปลงกับแผนกหรือพนักงานในกลุ่มย่อยจะช่วยให้คุณสามารถปรับแต่งการสนทนาเพื่ออธิบายว่าการนำโปรแกรมซอฟต์แวร์ใหม่มาใช้มีผลต่อและเป็นประโยชน์ต่อแต่ละกลุ่มอย่างไร

จัดการข้อกังวลทั้งหมด

ตอบคำถามเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงตามความจำเป็นและทำให้ชัดเจนว่าการช่วยให้พนักงานและผู้ที่สนใจทุกคนเปลี่ยนไปใช้กระบวนการใหม่เป็นสิ่งสำคัญสูงสุด จัดให้มีการฝึกอบรมเมื่อจำเป็น ตัวอย่างเช่นเมื่อจัดการกับการเปลี่ยนไปใช้โปรแกรมซอฟต์แวร์ใหม่ให้พิจารณาฝึกอบรมกลุ่มพนักงานที่ได้รับการคัดเลือกเพื่อช่วยทำหน้าที่เป็นผู้ฝึกสอนหรือที่ปรึกษา สิ่งนี้จะช่วยให้พนักงานมีความเอาใจใส่ส่วนบุคคลในสภาพแวดล้อมที่สนับสนุน