วิธีการนำเข้าจากรูปแบบ PDF เพื่อเข้าถึง

ข้อดีอย่างหนึ่งของการรวบรวมข้อมูลทางธุรกิจของคุณด้วยรูปแบบ PDF คือความปลอดภัยซึ่งแตกต่างจากรูปแบบ Excel หรือ HTML เช่นรูปแบบ PDF จะแก้ไขได้ยากกว่าเนื่องจากคุณต้องมีโปรแกรมพิเศษที่มีความสามารถในการแก้ไข PDF อย่างไรก็ตามข้อดีมาพร้อมกับค่าใช้จ่าย: Access ไม่สามารถนำเข้าข้อมูลในรูปแบบ PDF ได้โดยตรงอย่างที่ทำได้จาก Excel และแหล่งอื่น ใช้ Adobe Reader และ Excel เป็นวิธีแก้ปัญหานี้ ความสามารถของผู้อ่านในการส่งออกข้อความและความสามารถของ Excel ในการแปลงข้อความเป็นข้อมูลตารางช่วยให้คุณสามารถแปลงรูปแบบ PDF เป็นสมุดงาน Excel ที่ Access สามารถนำเข้าได้

1

เปิดแบบฟอร์มที่กรอกข้อมูลใน Adobe Reader แบบฟอร์ม PDF นี้ต้องมีป้ายชื่อช่องทางด้านซ้ายและช่องกรอกข้อมูลทางด้านขวา คลิกรายการ "บันทึกเป็นอื่น" ของเมนู "ไฟล์" คลิกรายการ "ข้อความ" จากนั้นป้อนชื่อไฟล์ในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้น คลิก "บันทึก" เพื่อบันทึกแบบฟอร์มเป็นข้อความ

2

เปิดไฟล์ข้อความที่ส่งออกใน Excel Excel จะแสดงกล่องโต้ตอบตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ

3

คลิกตัวเลือก "Delimited" จากนั้นคลิกปุ่ม "Next" เลือกเฉพาะช่องทำเครื่องหมาย "อื่น ๆ " ในขณะที่ไม่ต้องทำเครื่องหมายในช่องที่เหลือ พิมพ์อักขระ ")" ในตัวควบคุมกล่องข้อความอื่น Adobe Reader เพิ่มอักขระนี้ลงในป้ายชื่อเขตข้อมูลซึ่งทำให้การแยกความแตกต่างของป้ายชื่อจากข้อมูลฟอร์มเป็นเรื่องง่าย

4

คลิกปุ่ม "เสร็จสิ้น" เพื่อนำเข้าป้ายกำกับและข้อมูลของฟอร์ม PDF ไปยังสมุดงานใหม่ แม้ว่าป้ายชื่อเขตข้อมูลจะแยกออกจากข้อมูลแบบฟอร์ม แต่จะอยู่ทางด้านซ้ายของข้อมูลนั้น ต้องอยู่ด้านบนของข้อมูลก่อน Access จึงจะนำเข้าแบบฟอร์มได้

5

เลือกป้ายชื่อเขตข้อมูลและข้อมูลที่นำเข้าจากนั้นกด "Ctrl-C" เพื่อคัดลอกสิ่งที่เลือกไปยังคลิปบอร์ด สร้างสมุดงานใหม่จากนั้นคลิกคำสั่ง "วางแบบพิเศษ" ของแท็บหน้าแรก

6

คลิกช่องทำเครื่องหมาย "Transpose" ของกล่องโต้ตอบ Paste Special การเปลี่ยนตำแหน่งจะเปลี่ยนส่วนหัวของแถวเช่นในรูปแบบที่นำเข้าของคุณให้เป็นส่วนหัวของคอลัมน์ คลิก "ตกลง" เพื่อดำเนินการขนย้าย ขั้นตอนการเปลี่ยนตำแหน่งนี้เป็นเหตุผลในการนำเข้าแบบฟอร์มของคุณไปยัง Excel ก่อนแทนที่จะนำเข้าโดยตรงใน Access

7

บันทึกเวิร์กบุ๊กแล้วเปิด Access คลิกปุ่ม "Excel" ของแท็บข้อมูลภายนอกเพื่อแสดงกล่องโต้ตอบสำหรับการนำเข้าข้อมูล คลิกปุ่ม "เรียกดู" จากนั้นเลือกสมุดงาน Excel คลิก "ตกลง" บนหน้าจอปัจจุบันและหน้าจอถัดไป

8

เลือกช่องทำเครื่องหมาย "แถวแรกประกอบด้วยหัวเรื่อง" จากนั้นคลิก "เสร็จสิ้น" เพื่อดำเนินการนำเข้าข้อมูลในรูปแบบ PDF ของคุณ