ผลกระทบด้านต้นทุนของการควบคุมภายใน

ในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กคุณต้องสร้างสมดุลระหว่างความจำเป็นในการรักษาการควบคุมภายในที่เพียงพอกับข้อ จำกัด ด้านงบประมาณ แม้ว่าระบบการควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพจะมีความสำคัญต่อการทำให้แน่ใจว่าคุณบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจในระยะยาว แต่ผลกระทบด้านต้นทุนของการควบคุมบางอย่างทำให้การควบคุมเหล่านี้ไม่ฉลาด ชั่งน้ำหนักต้นทุนในการดำเนินการควบคุมภายในเทียบกับผลประโยชน์ทั้งทางตรงและทางอ้อมที่อาจเกิดขึ้นเมื่อสร้างและใช้ระบบควบคุมภายในสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

ผลกระทบด้านต้นทุนโดยตรง

ผลกระทบด้านต้นทุนที่ชัดเจนที่สุดมุ่งเน้นไปที่การควบคุมภายในจะส่งผลต่องบประมาณประจำปีของคุณอย่างไร ค่าใช้จ่ายทางตรงเช่นการจ้างพนักงานเพิ่มเติมเพื่อให้มีการแบ่งแยกหน้าที่อย่างเพียงพอหรือทำให้ระบบธุรกิจอัตโนมัติเพื่อเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูลบางครั้งก็แพงเกินกว่าที่งบประมาณของคุณจะจัดการได้ ด้วยเหตุนี้เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กมักจะต้องทดแทนการควบคุมที่มีค่าใช้จ่ายน้อยและมีประสิทธิภาพน้อยกว่าและให้ค่าเผื่อเพื่อเพิ่มประสิทธิผล ตัวอย่างเช่นคุณสามารถดำเนินการตรวจสอบภายในที่น่าประหลาดใจและสร้างขั้นตอนการรักษาความปลอดภัยและการจัดเก็บข้อมูลที่ชัดเจนและเฉพาะเจาะจง

ผลกระทบด้านต้นทุนทางอ้อม

ต้นทุนทางอ้อมที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการควบคุมภายในอาจส่งผลต่อการดำเนินงานและประสิทธิผลที่มีประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่นการควบคุมการจัดการเงินสดด้วยตนเองรวมถึงการตรวจสอบธุรกรรมการอนุมัติการชำระเงินและขั้นตอนการกระทบยอดบัญชีอาจลดประสิทธิภาพลงอย่างมากจนพนักงานของคุณต้องหาทางหลีกเลี่ยงเพื่อเอาชนะการควบคุมด้วยตนเอง ด้วยเหตุผลเหล่านี้สิ่งสำคัญคือต้องรวมผลกระทบด้านต้นทุนทางอ้อมในการตัดสินใจว่าจะออกแบบและใช้ระบบการควบคุมภายในอย่างไร

ประเภทของการควบคุม

แยกแยะระหว่างการควบคุมเชิงป้องกันและแบบนักสืบและพิจารณาผลกระทบด้านต้นทุนตามลำดับเมื่อตัดสินใจว่าจะจัดสรรทรัพยากรทางการเงินที่ จำกัด อย่างไร แม้ว่าทั้งสองประเภทจะมีความสำคัญ แต่การควบคุมเชิงป้องกันเป็นมาตรการเชิงรุกที่ทำหน้าที่ยับยั้งการฉ้อโกงการสิ้นเปลืองและการใช้ทรัพยากรทางธุรกิจในทางที่ผิด ในกรณีส่วนใหญ่การควบคุมเชิงป้องกันจะมีภาวะแทรกซ้อนเชิงลบน้อยกว่าและคุ้มค่ากว่าการควบคุมนักสืบที่มีปฏิกิริยา ตัวอย่างเช่นระบบสินค้าคงคลังแบบอิเล็กทรอนิกส์แบบถาวรที่กระทบยอดสินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์จะมีประสิทธิภาพในการป้องกันการโจรกรรมของพนักงานมากกว่าระบบสินค้าคงคลังด้วยตนเองที่มีการนับสินค้าคงคลังแบบรายเดือน

ผลกระทบโดยตรงกับต้นทุนทางอ้อม

ในบางกรณีผลกระทบด้านต้นทุนทางการเงินโดยตรงทำให้ดูเหมือนว่าการใช้การควบคุมภายในบางอย่างไม่สามารถทำได้ คุณควรพิจารณาต้นทุนทางอ้อมที่อาจเกิดขึ้นซึ่งเกี่ยวข้องกับการเพิกเฉยหรือใช้การควบคุมที่มีประสิทธิผลน้อยกว่า หลังจากทำการวิเคราะห์ต้นทุน - ผลประโยชน์อย่างละเอียดแล้วคุณอาจสงสัยว่าคุณจะไม่สามารถใช้การควบคุมภายในที่เข้มงวดได้หรือไม่ เมื่อพูดถึงการออกแบบและใช้การควบคุมภายในที่แข็งแกร่งผลกระทบด้านต้นทุนของการไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบของรัฐบาลกลางและของรัฐหรือค่าใช้จ่ายในการซ่อมแซมชื่อเสียงที่เสียหายมักทำให้การลงทุนในการควบคุมเชิงป้องกันเป็นทางเลือกที่ดีกว่าอย่างมาก