วิธีการจัดสัมมนา

เหตุผลที่คุณนำเสนองานสัมมนา - วัตถุประสงค์ - มีผลต่อค่าธรรมเนียมที่เรียกเก็บในการเข้าร่วมซึ่งจะส่งผลต่อค่าใช้จ่ายของคุณในการจัดสัมมนา การสัมมนาเพื่อแนะนำบริการของคุณสามารถเข้าร่วมได้ฟรีและมีค่าใช้จ่ายเพียงเล็กน้อยในตอนท้ายของคุณ ในทางตรงกันข้ามการสัมมนาที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้ผู้คนสร้างความมั่งคั่งซึ่งมีราคาหลายร้อยดอลลาร์จะทำให้ผู้เข้าร่วมคาดหวังสูงขึ้นมาก พวกเขาอาจคาดหวังหนังสือแนะนำดีวีดีเครื่องดื่มระดับพรีเมียมและบางทีอาจจะเป็นแบบตัวต่อตัวกับผู้นำเสนอ ในกรณีนี้ค่าใช้จ่ายในการสัมมนาของคุณจะสูงขึ้นมาก

สถานที่ตั้ง

ค่าใช้จ่ายของสิ่งอำนวยความสะดวกมีตั้งแต่ไม่มีค่าใช้จ่ายใด ๆ หากคุณใช้พื้นที่สาธารณะเช่นห้องประชุมห้องสมุดไปจนถึงค่อนข้างแพงหากคุณใช้พื้นที่ประชุมของโรงแรมหรือห้องบอลรูม ในการพิจารณาว่าต้องมีสถานที่ขนาดใหญ่เพียงใดให้คาดการณ์จำนวนผู้เข้าร่วม เห็นได้ชัดว่าผู้เข้าร่วมจำนวนมากต้องการพื้นที่ที่ใหญ่กว่าซึ่งจะรวมเป็นปัจจัยในค่าใช้จ่ายของคุณ คุณจะต้องกำหนดราคาของสิ่งอำนวยความสะดวกเช่นต่อเหตุการณ์หรือต่อตารางฟุตของพื้นที่ที่ใช้เพื่อคำนวณค่าใช้จ่ายของคุณ

อาหารและเครื่องดื่ม

สิ่งที่ควรพิจารณาอีกประการหนึ่งเมื่อพิจารณาต้นทุนของคุณคือการบริการอาหารและเครื่องดื่มจำเป็นสำหรับช่วงพักหรือไม่ สถานบริการบางแห่งไม่อนุญาตให้บริโภคอาหารหรือเครื่องดื่มในสถานที่ดังนั้นค่าอาหารและเครื่องดื่มของคุณจะเป็นศูนย์ อื่น ๆ เช่นโรงแรมต้องการให้คุณใช้แผนกจัดเลี้ยงและไม่อนุญาตให้คุณนำอาหารและเครื่องดื่มมาเองดังนั้นคุณจะต้องจ่ายในอัตรา การจัดการอาหารและเครื่องดื่มด้วยตัวคุณเองมีตั้งแต่ตัวเลือกราคาถูกเช่นการตั้งค่าน้ำดื่มบรรจุขวดและของว่างด้วยตัวคุณเองไปจนถึงตัวเลือกที่มีราคาแพงกว่าเช่นการจ้างคนจัดอาหาร การสัมมนาออนไลน์ไม่มีค่าใช้จ่ายด้านสิ่งอำนวยความสะดวกและสามารถขยายไปยังผู้เข้าร่วมจำนวนเท่าใดก็ได้ ไม่ว่าในกรณีใดคุณจะต้องคิดค่าบริการอาหาร / เครื่องดื่ม (ถ้ามี) เพื่อกำหนดค่าใช้จ่ายทั้งหมดของคุณ

เอกสารประกอบคำบรรยาย

เอกสารประกอบคำบรรยายเช่นหนังสือแนะนำดีวีดีและวัสดุอื่น ๆ ล้วนต้องเสียค่าใช้จ่ายในการออกแบบพัฒนาจัดทำหรือซื้อ ค่าใช้จ่ายเหล่านี้อาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับรายการ ตัวอย่างเช่นสำเนาของงานนำเสนอแบบสไลด์ด้วยคอมพิวเตอร์มีค่าใช้จ่ายน้อยมากเมื่อเทียบกับสมุดบันทึกที่หุ้มด้วยหนัง คูณจำนวนผู้เข้าร่วมที่คาดหวังด้วยค่าสำเนาของวัสดุ หากการสัมมนาเป็นแบบออนไลน์สามารถดาวน์โหลดเอกสารได้ซึ่งไม่มีค่าใช้จ่ายใด ๆ อย่างไรก็ตามคุณยังมีต้นทุนในการพัฒนาเพื่อสร้างวัสดุ

อุปกรณ์ที่จำเป็น

การสัมมนาขนาดเล็กที่มีผู้เข้าร่วม 20 ถึง 30 คนอาจต้องใช้เก้าอี้และหน้าจอสำหรับฉายงานนำเสนอเท่านั้น การสัมมนาขนาดใหญ่ที่มีผู้เข้าร่วมตั้งแต่ 100 คนขึ้นไปต้องใช้ระบบเสียงประกาศสาธารณะลำโพงไมโครโฟนและเครื่องฉายเหนือศีรษะ หากคุณวางแผนที่จะนำเสนองานสัมมนาเป็นประจำคุณควรซื้อหรือเช่าอุปกรณ์ของคุณเอง ไม่ว่าในกรณีใดค่าเช่าควรรวมอยู่ในค่าใช้จ่ายโดยรวมของการสัมมนา

การเดินทางและเวลา

การสัมมนาในเมืองอื่นที่ไม่ใช่ของคุณมีค่าใช้จ่ายสองเท่า: ค่าใช้จ่ายในการเดินทางค่าตั๋วเครื่องบินรถเช่าและโรงแรมและเวลาในการเดินทางของคุณ ระยะเวลาในการเดินทางจะมีส่วนสำคัญในค่าใช้จ่ายในการเดินทางโดยรวมของคุณ ตัวอย่างเช่นเที่ยวบินไปสัมมนาในเมืองที่อยู่ห่างออกไปหนึ่งชั่วโมงโดยทั่วไปจะมีค่าใช้จ่ายน้อยกว่าเที่ยวบินไปยังเมืองที่ตั้งอยู่ทั่วประเทศ ความต้องการที่พักของคุณจะมีผลต่อต้นทุนของคุณด้วย หากคุณสามารถเดินทางทั้งหมดได้ในหนึ่งวันโดยไม่ต้องพักค้างคืนคุณจะประหยัดค่าโรงแรมได้อย่างเห็นได้ชัด เมื่อคำนวณค่าใช้จ่ายของการสัมมนาให้รวมค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการเดินทางทั้งหมดรวมถึงค่าโดยสารเครื่องบินค่าเช่ารถค่าน้ำมันค่ารถแท็กซี่และที่พัก

กลยุทธ์การตลาด

การบอกต่อผู้เข้าร่วมสัมมนาที่มีศักยภาพหมายความว่าคุณจะใช้จ่ายเงินไปกับการโฆษณาและการตลาดซึ่งหมายความว่าคุณต้องรวมค่าใช้จ่ายเหล่านี้ไว้ในค่าใช้จ่ายโดยรวมของคุณ ค่าใช้จ่ายเหล่านี้อาจน้อยมากหากคุณเพียงแค่ส่งอีเมลไปยังผู้เข้าร่วมประชุมหรืออัปเดตโซเชียลมีเดียและไซต์เครือข่ายทางธุรกิจของคุณ หรืออาจมีค่าใช้จ่ายหลายพันดอลลาร์หากคุณลงโฆษณาในหนังสือพิมพ์ซื้อวิทยุหรือโทรทัศน์หรือส่งใบปลิวกิจกรรมทางไปรษณีย์